När man ska hålla i ett företagsevent är det många olika saker man måste hålla koll på för att lyckas. Alla olika delar ska planeras och deadlines ska följas. Det är inte konstigt om du som eventplanerare känner dig lite överväldigad. Men det finns tips som hjälper dig att ha kontroll på läget och lyckas med alltihop.
Planera företagseventet tillsammans
Gör inte allt på egen hand, utan se till att du bygger upp ett ordentligt team. Dela sedan gärna upp dina medarbetare i mindre grupper och ge varje grupp ett specifikt område att ansvara för. En grupp som löser catering, en som fixar scheman, en som fixar boenden och mycket annat. På så sätt blir det hela mer tidseffektivt och du kan få in bra input från många olika håll.
Använd en digital plattform
Företagsevent blir enklare att planera när du har de rätta verktygen. Använd dig gärna av en digital plattform som hjälper dig att hålla koll på alla delar av eventet. Det ska vara en plattform som har många olika funktioner, så att du kan ha allt du behöver som arrangör, på ett och samma ställe.
Ett exempel på en digital plattform som är specifikt designad för att förenkla eventplanerande, är plattformen Magnet. Håll koll på saker som antal biljetter sålda till ditt event, bokningar och avbokningar, total intäkt, den liveuppdaterade gästlistan, och mycket mer. Plattformen gör även att du kan ta emot betalningar genom flera olika metoder, skicka inbjudningar, skapa marknadsförande material för sociala medier, sälja olika typer av biljetter och mycket annat. Ett företagsevent blir roligt att skapa när det är smidigt.
Få till allt med hjälp av en detaljerad tidslinje
Bland det viktigaste du kan göra är att skapa en ordentlig tidslinje med mindre deadlines. För om du inte hinner med att göra det som ska göras i tid, ja då är i princip allt inför ditt event förgäves. Se till att alla dina medarbetare kan se denna tidslinje och hela tiden hålla koll så att den följs. På så sätt kan ni alla lätt se hur ni ligger till med ert företagsevent.